Statuts de la SAMBAC
Chapitre 1. – Constitution, affiliations, objet et buts.
Article 1. – Constitution.
– Nom, date de constitution et type d’association.
La « Société des Amis du Musée des Beaux-Arts de Caen » a été constituée le 9 mars 1972. Dans les articles ci-après elle sera désignée par : SAMBAC ou Amis du Musée. Cette association à but non lucratif, régie par la Loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, est neutre en matière politique et confessionnelle.
Elle est constituée pour une durée illimitée.
– Siège social.
Le siège social de la SAMBAC est situé au Musée des Beaux-Arts de Caen, Esplanade du Château, 14000 CAEN.
Si les circonstances l’exigeaient, le siège de l’association pourrait être transféré en un autre lieu, sur proposition de son Conseil d’Administration (CA), ratifiée par une Assemblée Générale Ordinaire (AGO) de ses adhérents.
Article 2. – Affiliations de la SAMBAC et positionnement au regard du Musée des Beaux-Arts (MB-A) de Caen.
La SAMBAC est affiliée :
– à la Fédération Française des Sociétés d’Amis de Musées (FFSAM),
– au Groupement Régional d’Associations d’Amis de Musées en Normandie (GRAAM), – à la Fédération des Sociétés Historiques et Archéologiques de Normandie (FSHAN). Elle se conforme aux statuts et aux règlements intérieurs de la FFSAM, du GRAAM et de la FSHAN.
Cette affiliation se concrétise par le versement de cotisations annuelles ‘per capita’ à ces associations.
Sur proposition du CA, ratifiée en AGO, la SAMBAC peut par ailleurs s’affilier ou s’associer à d’autres associations, unions ou regroupements.
Article 3. – Objet et buts de la SAMBAC.
La SAMBAC a pour objet de grouper autour du musée des amateurs de tous âges et de toutes catégories sociales, s’intéressant aux arts ; elle a pour buts d’assurer, par le nombre et l’activité de ses membres adhérents,
– 1°) le rayonnement du musée des Beaux-Arts, de ses collections de peinture, dessin, gravure et sculpture (en particulier de la Collection Mancel), en contribuant à faire jouer à cet ensemble exceptionnel son rôle de centre vivant de formation et d’éducation artistique,
– 2°) l’aide à leur enrichissement et à leur présentation, par le mécénat et la formation. La SAMBAC a vocation à prendre place dans les organes ou les représentations de la vie associative, et à contracter des partenariats avec les institutions et associations en charge de la vie culturelle et sociale ou de l’éducation et de la formation de la Ville de Caen, de la Communauté de Communes de Caen la mer, du département du Calvados, de la Région Normandie, et autres instances, si nécessaire.
Article 4. – Composition de la SAMBAC.
L’association est ouverte à tous, sans condition ni distinction, sous réserve du respect des statuts et du Règlement Intérieur (RI, cf. Article 13).
Le CA fixe les éventuelles conditions d’adhésion, sous réserve d’approbation par une AGO.
– Les membres :
La SAMBAC est composée de :
– membres d’honneur,
– membres actifs, dont des membres mécènes,
– membres de droit, sans droit de vote.
– Règlementation.
La SAMBAC, représentée par son (sa) Président(e), et tous les membres de l’association ont le devoir de signer le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), et celui de la Protection du Droit à l’Image (PDI) et, de manière générale, toute règlementation liée à la diffusion d’informations.
– Cotisations.
Sont membres actifs ceux qui ont pris l’engagement de verser annuellement une cotisation annuelle dont le montant est proposé par le CA et ratifié par l’AGO suivante. Parmi eux sont dits membres mécènes ceux qui versent une cotisation supérieure, elle-même déterminée selon la même procédure. L’adhésion couvre la période du 1er septembre au 31 août. L’ensemble des différents tarifs est précisé dans le RI.
– Perte de la qualité de membre.
La qualité de membre se perd par :
– non versement de la cotisation annuelle ;
– démission pour raison personnelle, notifiée au (à la) Président(e) ;
– radiation prononcée par le CA, pour motif grave nuisant, par quelque moyen que ce soit, à l’honneur, au fonctionnement, à l’image, aux intérêts matériels et moraux de la SAMBAC ou des associations auxquelles elle est affiliée ou associée et de leurs membres. En cas de conflit, cette perte nécessite un traitement administratif.
* * * * *
Chapitre 2. – Administration et fonctionnement
Article 5 – Exercice social.
L’exercice social et comptable de l’association commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année civile.
La Sambac élabore sa programmation du 1er septembre au 31 août en conformité avec ses objets et buts, notamment en tenant compte de la programmation culturelle du musée des Beaux-Arts ainsi que du calendrier universitaire et scolaire.
Article 6 – Moyens d’action.
La SAMBAC se réserve la possibilité d’employer tous les moyens d’action qu’elle jugera utiles pour atteindre les buts définis à l’Article 3.
Elle développe, en particulier, ceux qui lui permettent de s’ouvrir à tous types de public.
En son sein, différentes commissions élaborent la programmation des activités saisonnières :
– Cycles de conférences ;
– Formation et stages : journées d’initiation et de formation à l’histoire de l’art, et ateliers stages d’art pour enfants et adolescents ;
– Sorties & voyages ;
– Manifestations, rencontres et événements culturels ;
– Relations avec les associations fédératives et autres partenaires.
Article 7 – Ressources.
Les ressources de l’association comprennent :
– le montant des cotisations ;
– les droits d’entrée lors des diverses manifestations, lorsqu’elles sont payantes ; – les subventions, de l’État et des Collectivités territoriales – Région, Département(s) et Communes ;
– les donations ou les dons privés qu’elle peut être amenée à recevoir ; – toutes les ressources autorisées par les lois et règlements en vigueur, y compris d’éventuelles ressources en nature ;
– le travail bénévole des membres actifs de l’association.
Ce travail est une ressource : il permet d’élargir l’offre de la SAMBAC sans autres dépenses que les éventuels frais de fournitures, de déplacement ou d’hébergement occasionnés par :
– une mission précise, confiée par le Président ou en CA à un membre actif, – l’engagement, pour les administrateurs de dépenses relatives à leur mandat dans son accomplissement.
Article 8 – Le Conseil d’Administration (CA) : composition, mode d’admission, fonctionnement, missions et pouvoirs.
– Composition du CA.
L’association est administrée par un CA, composé d’au moins quinze membres, dix-huit au plus, élus pour quatre ans en AGO et choisis parmi les diverses catégories de membres de plus de dix-huit ans dont se compose cette assemblée.
Les membres du CA, dits aussi administrateurs(trices), sont rééligibles une fois. Les membres du CA de la SAMBAC, se répartissent entre un Bureau de sept membres exerçant une fonction précisée infra et un groupe de 8 à 11 autres administrateurs(trices) ; tous participent à une ou plusieurs commissions d’organisation et de programmation.
– Mode d’admission au CA.
Le Président, après consultation du CA, publie un appel à candidatures auprès des membres éligibles à jour de leur cotisation.
Tout membre éligible au CA, à jour de sa dernière cotisation annuelle, peut poser sa candidature, en réponse à l’appel qui en est fait, lors des fins de mandat ou lors d’un remplacement pour vacance. Il doit accompagner sa lettre de candidature d’une lettre de motivation, exposant ses raisons et ses compétences, en vue d’une lecture et/ou d’une présentation orale avant le vote aux membres de l’AGO.
Les membres du CA, sont élus pour quatre années au scrutin à bulletin secret par l’AGO et sont rééligibles une fois.
Les membres votants ont la possibilité de le faire par délégation de pouvoir.
En cas de défection signalée par un de ses membres, le CA pourvoit provisoirement à son remplacement, sans en référer à l’AGO. Il est procédé à son remplacement définitif, si nécessaire, par un vote lors de la plus proche AGO. Les mandats intérimaires des membres ainsi élus prennent fin à l’expiration du mandat des membres remplacés.
Tout membre du conseil qui n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, sans se signaler comme indisponible à la date prévue, pourra être considéré comme démissionnaire.
– Comptes-rendus du CA de la SAMBAC.
Les séances du CA font l’objet d’un compte-rendu, rédigé par le (ou la) Secrétaire de la SAMBAC ou son adjoint(e), qui peuvent être suppléé(e)s, au besoin, par un secrétaire de séance sur proposition au CA puis désignation par le Président, avant le début des échanges.
L’obligation de réserve pour les membres du CA est impérative, tant sur la teneur des débats que sur les décisions prises. Il revient au CA de discuter des contenus communicables oralement ou diffusables, au-delà des comptes-rendus rédigés par le (la) Secrétaire.
– Fonctionnement et pouvoirs du CA.
Le CA se réunit à minima quatre fois, et tant que de besoin, sur convocation du (de la) Président(e), ou à la demande du tiers de ses membres.
Les décisions sont prises à la majorité des voix des administrateurs(trices) présents ou représentés ; en cas de partage des voix, celle du (de la) Président(e) compte double. Chaque membre du CA ne peut être porteur que d’un seul pouvoir.
En cas de circonstances particulières, sa tenue peut se faire de façon dématérialisée. Le CA délègue au (à la) Président(e) ou par délégation aux Vice-présidents(es) les pouvoirs qu’il juge utiles.
Le CA élit le Bureau de la SAMBAC.
Les décisions d’ordre général sont prises à la majorité des voix de ses membres présents ou représentés ; en cas de partage des voix celle, du (de la) Président(e) compte double. Chaque membre du CA ne peut être porteur que d’un seul pouvoir. Tout vote qui touche à l’élection ou à toute autre question impliquant une personne, doit être effectué à bulletin secret.
Le CA prend toutes dispositions relatives au bon fonctionnement de ses affiliations, associations ou partenariats.
Le (la) Conservateur(trice), Directeur(trice) du MB-A, ou son représentant, siège sur invitation du (de la) Président(e) au CA, mais ne dispose pas du droit de vote. Le CA peut inviter occasionnellement des experts ou personnalités qualifiées à titre consultatif, et les associer à des commissions.
Article 9 – Le Bureau.
Le CA, instance élue de l’AG, procède, après chaque élection, à la création d’un Bureau chargé d’administrer l’association et de mettre en œuvre les décisions résultant de ses délibérations, et celles prises par le (la) Président(e) issu(e) de ce vote.
– Composition du Bureau, conditions d’admission et mode d’élection. Le CA élit, parmi ses membres et par un vote à bulletin secret, un bureau d’au plus sept membres-administrateurs qui forment ce que l’on appelle le Bureau de la Sambac : – un(e) Président(e)
– deux Vice-Président(e)s
– un(e) Trésorier(ère) et un(e) Trésorier(ère)-adjoint(e).
– un(e) Secrétaire et un(e) Secrétaire-adjoint(e).
Le Bureau est élu pour quatre ans.
– Fonctionnement et pouvoirs du Bureau.
Le Bureau assure l’exécution des décisions prises par l’AG et par le CA, et le fonctionnement de l’association.
Le bureau se réunit, sur convocation du (de la) Président(e) ou à la demande d’au moins trois de ses membres, et ne peut délibérer que si quatre au moins de ses membres sont présents.
Ses décisions sont prises à la majorité absolue des membres présents. En cas de partage des voix, celle du (de la) Président(e) compte double.
Le Bureau :
– La présidence est assurée par le (la) Président(e), assisté de deux Vice présidents(es), qui l’assiste dans ses missions, tant que de besoin. L’un ou l’autre peut pallier une éventuelle vacance temporaire du Président.
– Le Trésorier de la SAMBAC assure la tenue des comptes (ressources et dépenses) et moyens de la SAMBAC ; le (la) Trésorier(ère)-adjoint(e) peut pallier une éventuelle vacance temporaire du (de la) Trésorier(ère). Le (la)trésorier(ère) bénéficie d’une délégation de la signature du Président pour l’acquittement des dépenses, comme pour l’encaissement des recettes et les comptes bancaires.
– Le secrétariat de l’association et la rédaction des comptes-rendus des réunions du CA est effectué par le (la) Secrétaire ou le(la) Secrétaire-adjoint(e).
Le Bureau propose et détermine la nature des activités de la SAMBAC et en assure la sélection et la réalisation.
Le Bureau prépare l’ordre du jour de l’AG et vérifie le bilan financier avant de le soumettre au CA puis de le faire approuver par l’AG.
Si besoin est, il peut nommer directement, en dehors du CA, des membres pour des missions particulières ou pour former des commissions ou ateliers.
Article 10 – Le (la) Président(e).
– Pouvoirs et missions du (de la) Président(e).
Le (la) Président(e) et le CA de la SAMBAC ont, entre autres pour missions : – de rencontrer le (la) directeur/conservateur(trice) du Musée des Beaux-Arts de Caen, ainsi que les autorités de tutelle du MB-A (à savoir la Ville de Caen) pour convenir de leurs actions et les représentations des collectivités territoriales, pour tout ce qui touche au subventionnement de la SAMBAC et au soutien de celle-ci au mécénat, – de passer des conventions avec ces instances, tant que de besoin ou de nécessité.
Au nom du CA, le (la) Président(e) est chargé d’accomplir toutes formalités prescrites par la législation en vigueur.
Tenu d’assister au CA, ou de s’y faire représenter par un (une) Vice-président(e) en cas d’indisponibilité, il (elle) convoque le CA et les AGO et AGE.
Le (la) Président(e) ordonne les dépenses en accord avec le (la) Trésorier(ère). Avec le Bureau, il (elle) vérifie comptes et bilan avant présentation au CA puis à l’AGO.
En ce qui concerne ses ressources, l’association s’engage à présenter ses registres et pièces de comptabilité sur toute réquisition des autorités administratives compétentes, à laisser visiter son siège social et à leur rendre compte de son fonctionnement.
Le (la) Président(e) adresse chaque année au Préfet du Département, le rapport financier établi par le (la) Trésorier(ère) et présenté à l’AGO, et tient à sa disposition les registres des comptes annuels établis par le (la) Trésorier(ère).
Article 11 – Le (la) Trésorier(ère).
– Missions du (de la) Trésorier(ère).
Le (la) Trésorier(ère) assure la tenue des comptes, tient le livre-journal qui retrace chronologiquement les mouvements financiers de l’association.
Il (elle) établit tous documents requis, les communique au Président puis au CA, et les présente avec son rapport financier lors de l’AGO de bilan annuel, pour approbation.
Article 12 – Les Assemblées Générales (AGO et AGE).
L’AGO et l’AGE réunissent l’ensemble des membres actifs de l’association, à jour de cotisation pour l’année concernée.
Elles ne délibèrent valablement que si le sixième au moins de ses membres est présent ou représenté. Si ce quorum n’est pas atteint, il est procédé à une deuxième convocation, dans les quinze jours qui suivent, et l’AG délibère valablement sans que le quorum soit atteint.
Les décisions sont prises à la majorité simple des suffrages exprimés des membres présents ou représentés.
Le Président désigne deux scrutateur(trice)s pour veiller au bon déroulement des élections.
Les décisions des AGO et AGE s’imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés.
– Assemblée Générale Ordinaire (AGO).
L’AGO, convoquée par le Président, se réunit une fois par an et doit se tenir dans les six mois suivant la clôture d’exercice. Elle est consacrée au rapport d’activité (bilan et perspectives) et au rapport moral pour approbation, puis au rapport financier de l’année civile précédente qui fait l’objet d’un vote pour Quitus.
La convocation doit être envoyée quinze jours au moins avant la date fixée ; elle précise la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour, ainsi que la liste des candidats en cas d’élections ; y sont joints : rapports d’activité et financier. L’ordre du jour est fixé par le CA, et peut comporter des questions diverses. Ces dernières doivent être envoyées par retour de courrier et au plus tard quarante-huit heures avant la date de l’AG, afin de pouvoir être traitées.
L’Approbation et Quitus se font par vote à main levée des adhérents, présents ou représentés.
Il est procédé, après épuisement de l’ordre du jour, au renouvellement des membres sortants du conseil, par vote à bulletin secret.
Le vote pour l’accession au CA se fait à bulletin secret avec possibilité de vote par délégation de pouvoir (procuration). Une procuration, doit être signée par l’adhérent absent, et remise à un membre présent ; tous deux doivent être à jour de cotisation. Chaque membre de la SAMBAC ne peut détenir plus de trois procurations.
– Assemblée Générale Extraordinaire (AGE).
Si besoin est, ou sur la demande d’un quart des membres actifs et à jour de cotisation, le Président peut convoquer une AGE, suivant les modalités prévues aux présents statuts et uniquement pour modification des statuts ou la dissolution.
Les modalités de convocation sont les mêmes que pour l’AGO.
Comme les réunions du CA ou du Bureau, les AG peuvent être menées de façon dématérialisée, si cela s’avère nécessaire. Dans cette éventualité, si des décisions doivent être prises par un vote, il est souhaitable d’en prévoir la tenue par correspondance, ou de procéder à l’aide d’un système numérique sécurisé agréé.
Article 13 – Le Règlement intérieur (RI).
Un RI est établi, amendé et révisé par le CA ; il fixe et complète les règles de fonctionnement et d’administration de l’association, ainsi que les droits et devoirs de ses membres. Le CA ou le Bureau informent les nouveaux adhérents de son existence et des modifications effectuées, en particulier lors de la parution de nouvelles règlementations officielles concernant les associations ou le musée des Beaux-arts de Caen.
Article 14. – Modification des Statuts.
Les présents statuts remplacent ceux qui avaient été approuvés par l’AGE du 30 novembre 1996.
Les statuts ne peuvent être modifiés qu’à l’initiative du Bureau puis du CA ; cette modification sera alors soumise au vote des membres de la SAMBAC, lors d’une AGE, au moins un mois après avoir été proposée à leur approbation. Cette AGE sera réunie dans les conditions prévues à l’article 12 ci-dessus.
L’AGE, spécialement convoquée à cet effet, doit se composer du quart au moins des membres inscrits à l’association, présents ou représentés. Si ce quorum n’est pas atteint, l’assemblée est à nouveau convoquée au moins deux semaines plus tard et peut alors délibérer valablement, quel que soit le nombre des membres présents.
Dans un cas comme dans l’autre, la majorité des deux tiers est nécessaire pour qu’une modification aux statuts puisse être votée.
Article 15. – Dissolution. Procédures de règlement des conflits.
– Dissolution.
La dissolution volontaire de l’association doit être décidée par une AGE, convoquée à cet effet à la demande du CA ou de la moitié (?) au moins de ses membres. L’AGE ne délibérera valablement que si la majorité absolue de ses membres est présente ou représentée.
La dissolution est décidée à la majorité des trois quarts des membres présents ou représentés. Si un second tour est nécessaire, il se fait à la majorité simple. En cas de dissolution prononcée, l’AGE doit alors désigner un ou plusieurs liquidateurs, dont a minima un commissaire qui sera chargé de la liquidation effective des biens de l’association, et l’actif net, s’il y a lieu, est dévolu à un organisme ayant un but non lucratif (ou à une association ayant des buts similaires) conformément aux décisions de l’AGE qui statue sur la dissolution.
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